APROVECHA TU TIEMPO

APROVECHA TU TIEMPO

En esta oportunidad quiero tocar un tema muy interesante y vital para todos, se trata del uso correcto de nuestro tiempo.

Todos queremos ser productivos en los diferentes campos de nuestra vida, pero sucede que pasan los días y nos damos cuenta que no avanzamos, ni progresamos como debe ser, limitándonos enormemente en la obtención de nuestros objetivos y metas.

              

Muchas veces nos hemos dado cuenta en la noche que con las actividades que hemos realizado durante el día no nos hemos acercado ni siquiera un poco a la obtención de nuestros objetivos mas importantes.

Esto nos indica que hemos realizado labores improductivas durante el día, motivo por el cual nos debemos preguntar ¿Que estoy haciendo mal? y ¿que estoy haciendo demas? y ¿que debo corregir en mi rutina cotidiana?.

Hay momentos que nos trazamos un plan con nuestras prioridades, sin embargo durante el desarrollo y cumplimiento de nuestro plan por algún motivo nos quedamos enganchados a alguna actividad improductiva que nos aleja del cumplimiento de nuestro PLAN.

Es importante hacer un breve análisis antes de interrumpir nuestro plan realizando otra actividad nueva y determinar si lo que vamos a hacer nos va a alejar o acercar al objetivo.

Es recomendable de que cada día y cada semana hagas un plan. Debes tener en claro lo que quieres y lo que necesitas conseguir. Tener planes en nuestra vida personal es muy importante.

Busquemos el mejor sistema , aquel que nos ayude a ser más productivos y eficientes. Es recomendable establecer nuestra lista de tareas llevando una organización, un orden según prioridad, podemos clasificar nuestras tareas tomando datos importantes como, la fecha de inicio, cuanto tiempo necesitamos para hacerla, etc.

Podríamos tener una forma de plantilla o cuadro para plasmar nuestra lista de tareas de nuestro plan de trabajo. Utilizar una hoja de calculo (una tabla), o cualquier otra herramienta que nos pueda servir para hacer nuestro plan de trabajo.

Muchas veces dependiendo del tipo de trabajo que desempeñamos, nuestras prioridades son marcadas por nuestros jefes o tal vez un cliente al cual estámos brindando un servicio.

Entonces en nuestro plan de trabajo debemos considerar datos descriptivos de la tarea, su prioridad, la fecha de entrega, etc.

Es recomendable también tomar notas y hacer un seguimiento de cuanto tiempo necesitamos para hacerlo, y esto nos marcara la pauta para tener claro cuanto tiempo invertiremos en dicha actividad para un futuro.

Hay que tener bien en cuenta que es URGENTE y que es IMPORTANTE en nuestro de plan de trabajo, que necesitamos atender de inmediato y que es importante pero que puede esperar y que es rutinario.

Un aspecto muy importante es tener claro que nuestro activo más importante es el tiempo y no el dinero. El tiempo es el único recurso del cual no se puede contar con más. Solo tenemos 24 horas disponibles.

Debemos ocupar nuestro tiempo de modo que obtengamos lo que queremos para nuestra vida.

No olvidemos que debemos luchar por tener el equilibrio entre vida y trabajo.

Para hallar este equilibrio debemos aplicar la fórmula que más se nos acomode y cumpla nuestras expectativas, esto es algo personal. Debemos reflexionar sobre lo que significa ese equilibrio de vida y trabajo, para así administrar de la mejor manera nuestro tiempo.

Hay ocasiones en que en nuestra vida laboral, acostumbramos a nuestros superiores a tratarnos como a ellos les parece, siempre es bueno poner algunos límites para evitar situaciones embarazosas o incómodas.

Otro aspecto muy importante a considerar es hacernos la pregunta ¿En que se va nuestro tiempo? o mejor dicho en que lo perdemos.

Siempre es bueno cada cierto tiempo realizar un tipo de monitorización de nuestro tiempo.

Mediante la monitorización del tiempo nos daremos cuenta de la cantidad de tiempo que es improductivo en nuestra vida diaria y laboral, actividades que no aportan nada a la consecución de nuestras metas.

Si verdaderamente deseamos saber como utilizar nuestro tiempo sabiamente, es necesario tener algún control del mismo y la monitorizacion es un buen sistema para ello.

Podemos hacerlo a través de algún software, una app o simplemente con una tabla.

Hay que ser honestos y disciplinados si es que vamos a efectuar una monitorizacion de nuestro tiempo, ya que esto será en bien de nosotros mismos.

Hay que estar atentos en todos aquellos detalles que sean relevantes para uno en cuanto al tiempo que le dedicamos a una actividad, para llegar a definir en que se va nuestro tiempo.

Siempre al final vamos a llegar a la conclusión de que contamos con un tiempo de reserva que es el tiempo que tenemos para hacer OTRAS COSAS”.

Que tiempo nos queda disponible después del trabajo, dormir, comer, hacer compras, conducir , hacer labores de casa, hacer ejercicio, tiempo para estar con los niños y la familia..luego juntamos todo y si sobra algo de tiempo entre el tiempo que tenias y el tiempo que se está ocupado, ese tiempo de sobra es nuestro Tiempo Estratégico de Reserva para tu vida personal y profesional.

Observando cada semana nos haremos la pregunta ¿Cuanto tiempo tengo para hacer algo nuevo o diferente? Si el resultado es negativo, significa que no tenemos las suficientes horas al día para hacer lo que queremos hacer?

En estos casos es bueno priorizar nuestra actividades ¿Reduciremos el tiempo para el ejercicio? o ¿Reduciremos el tiempo para nuestra vida social?. Es decir hay que tomar decisiones sobre la distribución de nuestro tiempo, para poder contar con un tiempo libre para hacer otras cosas.

Otro aspecto muy importante es la ESTIMACION, la cual nos va a ayudar a estimar correctamente cuanto tiempo nos va a tomar realizar cierta actividad y también nos permitirá conocer nuestros momentos mas y menos productivos del día.

Resulta  muy útil llevar un registro del trabajo hecho y de cuanto tiempo se tarda en terminar este trabajo, en un futuro cuando se realice un trabajo similar, no tendremos que adivinar cuanto tiempo nos tardaremos en realizar dicho trabajo.

                                                                                               

Cuando mejoremos nuestra estimación también mejoraremos nuestra productividad porque podremos saber cuanto trabajo podemos hacer realmente en un día, sera mas eficaz y esto, por supuesto, mejorara nuestra reputación.

Algo también muy recomendable es que no mires tus correos o mensajes de texto cada vez que llega uno nuevo. Trata de establecer un momento adecuado para gestionar tus comunicaciones durante tu horario de trabajo. Si por tu trabajo no puedes hacerlo, por lo menos trata de no mirar cada vez que te llegue un correo nuevo. Espera por lo menos a tener unos cuantos, revisarlos y después continuars con tu trabajo.

Para una organizacion eficiente, tambien es bueno guardar nuestros correos en carpetas diferentes segun su destino como: “Para accion”, “Pendiente”, “Informacion”, “Hazlo”. Esto dara un orden y podremos trabajar con nuestras comunicaciones.

Cuando organizas las comunicaciones a medida que nos van llegando, controlamos nuestro tiempo y efectividad.

Otra recomendación importante: Manten junta la información similar, haz facil su lectura y comprensión. Guarda tu información de contactos en un lugar fácil de encontrar y acceder.

Organiza tu trabajo para que puedas hacer juntas las tareas similares.

Es muy importante saber a qué horas del dia somos mas productivos. Si no rendimos bien por la mañana, deberíamos plantearnos organizar nuestro trabajo para realizar las tareas más simples y rutinarias durante esas horas.

Aprovechar esas horas en que uno rinde mejor para programar nuestras tareas mas complejas o difíciles.

Otro punto que hay que mencionar es sobre nuestra capacidad para realizar labor MULTITAREA,  esto significa realizar actividades en forma simultánea o paralela. Hay una frase conocida que dice: “Hacer dos cosas a la vez es no hacer ninguna”. Podemos estar en la oficina y estamos tratando de redactar un documento, contestando el teléfono, viendo nuestro correo, atendiendo una videoconferencia, es decir estamos haciendo todas esas cosas al mismo tiempo, o eso es lo que creemos, sin embargo esto puede traer sus consecuencias como pasar por alguna situación embarazosa, o cometer errores.

Al realizar labor Multitarea se produce lo que se llama “Costo de cambio” y esto que es? es el tiempo de transición que necesitamos para pasar de una tarea a otra y luego para regresar a trabajar en lo que estábamos inicialmente.

Cada vez que comenzamos y dejamos una tarea, también necesitamos tiempo para volver a familiarizarnos con ella. Tiempo para recordar dónde estábamos, qué hacíamos y que tenemos que hacer ahora. Eso es el costo de cambio.

Siempre un consejo para las personas que desean ser más productivas y exitosas es forjen su concentración y disciplina. Si por presión del mismo jefe tengas que variar tu programa de actividades tomate un momento antes de cambiar a la siguiente tarea y deja alguna anotación sobre dónde estabas y como retomarla después.

La recomendación es que decidas a tener tu propia disciplina, haz el esfuerzo de trabajar en una sola cosa a la vez. Si estás escribiendo, escribe. Si hablas por teléfono no mires la pc, asi seremos más productivos y cometeremos menos errores.

En conclusión, todas estas pautas si las aplicamos nos ayudarán a conseguir nuestros objetivos y metas, si no las cumplimos, revisemos lo que estamos haciendo y variemos nuestro método por otra forma que mejor se nos acomode, todo depende de nosotros, iniciativa y voluntad para seguir adelante y vamos que el cielo es el límite.