GESTIÓN DE PROYECTOS (PARTE 4)

GESTION DE PROYECTOS   (PARTE 4)

PROGRAMACIÓN

La programación viene a ser parte de la planificación. Es la creación de un programa y ¿Que es un programa? Es una herramienta que nos permite mostrar una relación de tareas y actividades del proyecto. De aquí veremos las dependencias que hay en el proyecto.

Nos mostrara que tarea viene primero y que otras tareas se suceden en el camino. Lo cual indicara la clara dependencia que hay entre tareas.

Dependencia = Si la tarea viene después de otra.

Predecesor = Si la tarea sucede antes que otra.

Una vez que tenemos elaborado nuestro proyecto con la suma de sus tareas, observaremos el recorrido critico y el tiempo de flotación, el recorrido a través del proyecto, cuando tenemos la cadena de tareas que se debe realizar en una secuencia determinada, la cadena de tareas que es mas larga que todas las demás cadenas de tareas, esa es el recorrido critico del proyecto.

Los riesgos nos van ocasionar un gasto de dinero extra durante el proyecto porque usualmente nos van a demandar un gasto adicional para comprar material extra, pagar a alguien mas, etc.

Para plasmar nuestro proyecto existen varios diagramas, entre ellos voy a mencionar:

Diagrama de Gantt

Diagrama de redes

Diagrama PERT

Diagrama de Gantt: Creado por Henry GANTT, quien hizo su primer diagrama en 1917, es un grafico de barras a traves de una linea de tiempo que representan el nivel de detalle en las diversas tareas del proyecto.

Henry Gannt realizo sus primeros diagramas por el año 1917, aquí era un gráfico de barras a través de una línea del tiempo

El diagrama de red apareció por el año de 1959.

El diagrama de PERT fue uno de los primeros en realizarse con nodos , luego también aparecieron el diagrama de flechas y el diagrama de actividades en nodos.

Y así con el transcurrir de los años los diagramas han tenido sus diversas modificaciones y variaciones.

Hoy en dia con la aparición de la tecnología y específicamente de las computadoras, el diagrama de GANTT por ejemplo esta mejor implementado y dibujado, visualizamos el calendario del proyecto, las tareas a través del tiempo, podemos visualizar un mapa completo del proyecto.

Es decir, yo recomendaría  el diagrama de GANTT por ser una herramienta de comunicación y seguimiento de nuestro proyecto muy completa. Permitira estar al tanto de todos los detalles de nuestro proyecto.

Generalmente los gerentes eligen entre utilizar un diagrama de red o un diagrama de Gantt, mayormente eligen el diagrama de Gantt, aunque el diagrama de red es también una buena herramienta de planificación.

Hay mucho software actualmente en lo que se refiere a gestión de proyectos, el mas conocido es el MS Project de Microsoft, podría decirse que es el mas completo, aunque han salido también muchos otros programas, los cuales mayormente son clones del MS Project

PLANIFICACION DE RECURSOS HUMANOS

Descubrir cuales son mis necesidades de recursos humanos:

- ¿Quién necesita estar en el proyecto?

- ¿A quien necesito tener en el equipo del proyecto?

En el equipo del proyecto debo contar con el personal idóneo para las diversas a tareas a realizar durante todo el proceso, necesitamos un buen capital humano con experiencia que nos garantize un trabajo de calidad.

Una vez que contamos con el equipo lo reunimos y tenemos que gestionarlo y liderarlo.

Tenemos que trabajar en forma optima con estas personas y hacerlo de principio a fin y seremos los gestores de ese amalgamamiento entre las diferentes personas que conforman el equipo , que trabajen juntos eficazmente en bien del proyecto.

Mencionaremos dos términos muy importantes que participan en todo el proceso de desarrollo del proyecto:

TRABAJO : Numero de horas de trabajo requeridas para hacer algo ¿Cuánto trabajo será necesario para realizar este proyecto?.

DURACION: Es una forma de saber cuanto tiempo nos va a llevar hacer el trabajo.

Si deseamos que una tarea vaya mas rápido, lo que mayormente haremos es asignar mas personas a dicha tarea. No siempre se conseguirá que haga tan rápidamente como queremos.

En ocasiones asignar mas personas a una tarea, puede provocar el retraso del trabajo, esto debido a que a veces mientras mas personas hay puede provocar que se estorben unos con otros. Pero normalmente, cuando asignamos mas personas a una tarea esto traerá que la tarea se culmine mas rápidamente.

En la duración de nuestros proyectos, lo primero que necesitamos saber es cuanto trabajo se tiene que hacer en una tarea especifica, y luego, cuantas personas vamos a asignar para conseguir una determinada duración.

Otro punto muy importante a considerar es el tiempo transcurrido que es lo que nos dice el calendario y el reloj.

Cuando te preguntas cuanto tiempo va a llevar terminar el proyecto, necesitamos saber de que se esta hablando y que términos se están usando. ¿Qué se quiere decir cuando se habla de cuando se estará terminando el proyecto? Mayormente la gente solo se preocupa por el tiempo transcurrido. Solo quieren saber la fecha del calendario y la hora del reloj. No consideran ni toman en cuenta ni el trabajo ni la duración, posteriormente se preocuparan cuando miren el coste y el tiempo del proyecto.

ARMANDO NUESTRO EQUIPO

Para armar nuestro equipo:

-  Reclutar o asignar personas: hay diversas formas de atraer gente a nuestro proyecto, como se diría criollamente “jalar gente”.

Clarificar el proyecto significa el responder a las cuestiones que surjan y cualquier otra cosa que necesitemos para arrancar el proyecto.

La mejor forma de incluir los recursos en nuestro proyecto es atendiendo tres aspectos importantes: Si la persona puede hacer la tarea, si la hara y si estará disponible durante el tiempo que tenemos que realizar la tarea.

LIDERAZGO Y GESTION

Cuando estamos liderando un equipo de trabajo muchas veces es necesario delegar tareas, quizás creemos que no pueden hacerlas tan bien como nosotros mismos. Porque no queremos dedicar tiempo a enseñar como hacer algo; mejor lo hacemos nosotros mismos. Es mas fácil que intentar explicar a otros como hacerlo, en este caso el director del proyecto esta siendo egoísta por algún motivo, esta decisión obviamente puede traer sus consecuencias en un futuro.

Siempre hay que considerar que todas las personas cuentan con habilidades que no han sido aprovechadas porque todavía no ha habido una oportunidad, debemos tener en cuenta que las personas si pueden hacer algo, lo harán.

Disposición para aceptar tareas delegadas. Disposición para aceptar formación y dirección durante el proceso. Experiencia previa en un equipo de proyecto. Todos conocemos personas que simplemente no trabajan bien con otros. No las incluyas en tu equipo de proyecto. Queremos personas que trabajen bien en equipo.

Si asignas una persona a una tarea en la que realmente quiere trabajar, y se ajusta exactamente a lo que quiere hacer, tendrás un gran miembro del equipo que hará un trabajo excepcional para ti.

Un director de proyecto hace que todos trabajen muy bien juntos; se comuniquen bien; compartan ideas, solucionen problemas, resuelvan conflictos entre todos y todo lo que surge se gestiona bien.

Un Director de proyecto debe agradecer, de vez en cuando, a las personas de su equipo. Es una gran habilidad de liderazgo que ayuda a que avance el proyecto. Dar las gracias, de vez en cuando, a los miembros de su equipo.

Vamos a cerrar este proyecto y continuar con otra cosa diferente. Mientras ejecutamos el proyecto, la comunicación va a ser un aspecto clave. Las dos cosas en las que tenemos que fijarnos durante la ejecución son conseguir acabar el proyecto y gestionar a todos los interesados y al equipo del proyecto. El plan de comunicación será una parte importante de esto.

SUPERVISION Y CONTROL

Vamos a ver cómo va el progreso del proyecto. ¿Estamos cumpliendo el calendario? Hay que ver cómo van los gastos. ¿Estamos dentro del presupuesto que establecimos para el proyecto? Hay que ver el presupuesto que destinamos desde un principio para el proyecto. Seguimiento y control del proyecto

Vamos a supervisar para ver qué está pasando. Luego lo evaluaremos. Después tomaremos algunas acciones de control si fuera necesario. Se hace únicamente para entregar con éxito los resultados de este proyecto. El seguimiento toma dos herramientas. Debemos tener un programa. Tenemos que decir desde el principio cómo se debe ver el proyecto. Y a continuación está el plan de comunicación. Tenemos que conseguir información sobre el proyecto para ver cómo va con los gastos y cómo va el progreso. De nuevo, el plan de comunicación será un elemento clave en el seguimiento y control del proyecto. La comunicación es imprescindible para tener éxito. Vemos el plan de comunicación.

¿Quién necesita estar en dentro de la comunicación? ¿Por qué necesitan estar dentro? ¿Cómo puede el jefe de proyecto mantenerlos informados e implicados? Lo que haremos es darles información a las personas sobre el programa y conseguir información de los miembros del equipo sobre el avance

La gestión del valor ganado es un modo de ayudarnos a ver los gastos y el progreso.

CIERRE DE UN PROYECTO

Para definir el cierre del proyecto tenemos que definir los entregables requeridos por el proyecto.

Constituimos el acta del proyecto y su alcance. Planeamos como conseguir que se hicieran las cosas que se acordaron en la fase inicial, ya se cumplio con todo y llego el momento de cerrar el proyecto.

Todo ha terminado con éxito, solo queda concluir con algunos detalles y parar todo.

Algunas cosas por hacer para el cierre final:

Completar el proyecto, desempolvamos, lo pulimos y lo damos por terminado, vamos y lo mostramos a las partes interesadas, una vez que todas las partes coinciden se da por terminado.

Tambien hay que comunicar a la gente que participo en el proyecto, agradecerles e informarles que el proyecto ya culmino.

Hacer una revisión del desempeño final del proyecto, si tuvo éxito, que se puede mejorar y posterior a este análisis brindar esta información a la organización con el fin de mejorar para futuros proyectos.

También se sugiere hacer de manera informal un reconocimiento especial a todos por su colaboración y porque no, hacer una pequeña celebración como un almuerzo o comer algo en un ambiente de camaradería con el fin de agradecer a los que integraron el proyecto.

Realizando un buen trabajo como líder conseguiras muchos éxitos y la gente también lo reconocerá.

En conclusión la gestión de proyectos es un tema que he querido publicar por ser una materia muy importante y de gran utilidad hoy en dia en nuestra sociedad, no he querido entrar mucho en detalles, sino mi intención ha sido dar a grandes rasgos aspectos generales y algunas orientaciones basicas de este curso que lo lleve anteriormente , que por cierto les recomiendo que lo sigan.

Bibliografia:  

Curso gestión de proyectos -Plataforma Coursera.