GESTIÓN DE PROYECTOS (PARTE 3)

GESTIÓN DE PROYECTOS (PARTE 3)

Otro aspecto muy importante a tener en cuenta en la gestión de proyectos es el ANÁLISIS DE LAS PARTES INTERESADAS.

Cada vez que profundicemos en la realización de nuestro proyecto, necesitaremos contar con mayor información sobre las diversas áreas del proyecto.

La parte clave en nuestro proyecto serán los interesados. Tarea primordial es analizarlos. El análisis de los interesados es una técnica para reunir suficiente información sobre los interesados en el proyecto.

Para darnos una idea, supongamos que nuestro proyecto sea la construcción de una guardería para niños en un Hospital, nos preguntaremos ¿a quienes afectaría la construcción de esta guardería?, a la dirección médica, a los pacientes del centro médico, a los usuarios del hospital, etc. Es decir hay que realizar un análisis y ver que interesados están más involucrados con la realización del proyecto.

En síntesis lo que buscamos es poder determinar quiénes son los interesados, con quienes tenemos que trabajar.

Hay que ver quiénes son los interesados que tienen mayor poder e interés en el proyecto, con ellos trabajaremos en mayor medida, lo contrario con aquellos interesados que tienen poco poder e interés en el proyecto, y con los que trabajaremos muy poco.

Finalmente nos preguntaremos ¿Quiénes  son los interesados y porque se encuentran en nuestra lista de interesados? ¿Cuál es su nivel de interés y como trabajamos con ellos?. El contar con nuestra lista nos evitara problemas si somos los administradores del proyecto. Si olvidamos a un interesado clave a la mitad del proyecto esto obviamente traerá sus consecuencias. Si lo analizamos al principio, estaremos prevenidos y preparados.

PLANIFICACIÓN

Es armar el plan conjunto que nos permita llevar a cabo nuestro proyecto y hacerlo realidad.

Para hablar de planificación tenemos que mencionar los riesgos, para esto tenemos que analizarlos, así sabremos que podría salir mal.

Los riesgos del proyecto nos van a ayudar a definir las tareas que tenemos que realizar.

Hay que tener en cuenta siempre que los riesgos son inevitables.

Hay que preguntarse ¿Que podría salir mal? ¿Qué cosas podrían ocurrir para estar preparados en caso de que se materialicen?. ¿Cuáles son los peores riesgos? Analicemos si estamos preparados para ellos.

Sabemos que un riesgo es una de esas cosas que no es seguro de que ocurran.

Cuando analicemos el riesgo vamos a hablar de dos elementos importantes:

1. El impacto:   ¿Que tan malo es si sucede?

                          ¿Qué tanto va a afectar el proyecto?

           

2.- Probabilidades:    

¿Que tan probable es que el proyecto enfrente ese         riesgo?

¿Qué va a pasar?

¿Acaso podría hacer que el proyecto fracasara?

Ahora, también mencionaremos a los disparadores.

Los disparadores son cosas que nos dicen si algo se avecina o si algo le ha pegado al proyecto y lo está afectando. Los disparadores son una forma de determinar cómo vamos a manejar el riesgo en nuestro proyecto, otra característica importante es que los disparadores nos permiten ver las cosas con anticipación. Nos permiten tomar las previsiones del caso.

Los disparadores son un buen método para determinar cómo vamos a implementar los planes de manejo de riesgo y cuales serán más efectivos. Toma decisiones basado en la prioridad de los riesgos.

Tenemos que planificar nuestras acciones con base en nuestro análisis de manejo de riesgos.

Para graficar el tema de los disparadores, les daré un ejemplo.

Tocando la coyuntura actual vemos la situación de los desastres que últimamente azotaron el norte del Perú, muchas ciudades fueron inundadas, lo que ocasiono que mucha gente perdiera sus casas, y quedaron a la intemperie, esto podía provocar una ola de saqueos por parte de gente inescrupulosa, ante esto una medida que se podía tomar es la formación en los mismo pueblos de grupos de rondas de seguridad para evitar ser víctimas de robos, el personal que en sus rondas observara la presencia de elementos sospechosos merodeando la zona, inmediatamente ponían de conocimiento del pueblo ya sea a través de sirenas o alarmas para que estén alertados y prevenidos ante dicha amenaza. Ese es un tipo de manejo de riesgos del tipo “por si acaso”.

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DE TRABAJO

Es una forma de planificar las tareas del proyecto, de presentar las tareas del proyecto y es una forma de comunicar la complejidad del proyecto.

¿Por qué tenemos que hacer una “Estructura de División del Trabajo?

Bueno porque esta herramienta nos dará una ilustración detallada del proyecto.

Una vez que la contemos con nuestra E.D.T podremos definir los costos de recursos humanos. Y contaremos con las asignaciones para la gente.

En conclusión la Estructura de División del Trabajo nos mostrara el alcance del producto, todos los entregables, todas las cosas, nos va a mostrar todo el trabajo. Y, en conjunto, nos mostrara el alcance total del proyecto.